Auditorías Remotas
A medida que el coronavirus se propaga más ampliamente, estamos recibiendo cada vez más preguntas sobre la realización de las auditorías remotas. Debido a la situación actual, los propietarios de las normas en general han hecho una gran cantidad de arreglos especiales, lo que significa que las auditorías remotas se pueden realizar en más situaciones que antes. Ahora nos gustaría responder algunas de sus preguntas y hemos reunido la información más importante para usted aquí
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Las preguntas y respuestas más importantes
¿Qué organizaciones son adecuadas para auditorías remotas?
Hay una gran cantidad de acuerdos especiales en la situación actual. Esto significa que una auditoría remota ahora es adecuada para todas las organizaciones.
Normalmente, una auditoría remota es particularmente útil si, por ejemplo, la duración de la auditoría en sitio es de un poco más de ocho horas. Realizando una auditoría en sitio, se necesitaría una segunda jornada de trabajo en este caso. Las auditorías remotas también son útiles para organizaciones con muchos sitios. Aquí no es importante si los sitios están en México o en el extranjero. El traslado al sitio, así como la posibilidad de pasar la noche en un hotel se puede evitar mediante el uso de esta modalidad. Esto ahorra costos de viaje y tiempo
¿Qué auditorías se pueden realizar de forma remota?
De acuerdo con los requisitos internacionales para la certificación de sistemas de gestión (ISO / IEC 17021-1, IAF MD 4), y de acuerdo con los requisitos especiales para la realización de auditorías durante la pandemia corona (IAF ID 3, Preguntas frecuentes de la IAF COVID-19 Pandemia ), partes de las auditorías de certificación, vigilancia y recertificación se pueden realizar de forma remota.
¿Son posibles auditorías 100% remotas?
De acuerdo con los requisitos internacionales para la certificación de sistemas de gestión (ISO / IEC 17021-1), las auditorías de certificación, vigilancia y recertificación deben incluir auditorías in situ. Esto también es básicamente cierto durante la pandemia de corona.
Sin embargo, durante la pandemia de corona, en principio y solo en casos individuales justificados es posible realizar auditorías 100% de forma remota, teniendo en cuenta los requisitos especiales para la realización de auditorías durante la pandemia de corona (IAF ID 3, Preguntas frecuentes de la IAF COVID -19 Pandemia). Para poder realizar auditorías 100% remotas, se deben cumplir las siguientes condiciones:
La organización a auditar se niega a permitir que el equipo de auditoría acceda al sitio, basándose en las medidas de protección adoptadas por la propia organización.
La organización está ubicada en un área que ha sido designada como “área de variante de virus”, “área de alta incidencia” o área de riesgo de COVID-19 y, por lo tanto, está sujeta a restricciones de viaje y la organización es conocida por el auditor o el equipo de auditoría por auditorías anteriores.
En el caso de auditorías remotas, se debe garantizar que se puedan evaluar todos los requisitos de la norma y que sea posible ver objetos y procesos.
Todas las auditorías remotas permitidas como resultado de la pandemia de corona son el resultado de decisiones individuales basadas en el riesgo y deben ser aprobadas por el organismo de certificación TN CERT.
¿Cómo maneja TÜV NORD la confidencialidad de los datos en auditorías remotas?
Naturalmente, sus datos se manejarán de manera tan confidencial en una auditoría remota como en una auditoría in situ normal. Es importante recalcar que nuestras herramientas de trabajo, fueron previamente revisadas y acreditadas como seguras en cuanto al uso y transferencia de información ya que estas herramientas permiten encriptar la información y el acceso a personal ajeno a las auditorias. Así, cualquier persona que no disponga de las claves correctas no podrá acceder a la información que contiene. Cabe mencionar que el equipo auditor de TÜV NORD México firma un acuerdo de confidencialidad.
¿Cuál es el procedimiento para una auditoría remota?
Básicamente no hay diferencia entre una auditoría remota y una auditoría tradicional en el sitio. El diálogo de auditoría en el sitio se reemplaza, en parte o en su totalidad, por una videoconferencia interactiva con soporte web. Es importante que todos los que participan en la auditoría verifiquen el equipo técnico antes de la auditoría. Una buena manera de hacer esto es tener una videoconferencia de prueba. Los detalles finales de la auditoría también se pueden discutir con los auditores durante esta conferencia de prueba.
¿Cuáles son los requisitos técnicos?
Los requisitos más importantes son una computadora portátil o una computadora con acceso a Internet, una cámara web y un auricular. Las auditorías se pueden realizar a través de WebEx, Skype o Google Hangouts.
¿Solo se pueden auditar remotamente las ubicaciones de las oficinas, o las auditorías remotas también se pueden usar para los sitios de producción?
Normalmente, solo las ubicaciones de las oficinas se pueden auditar de forma remota. Sin embargo, si los sitios de producción están ubicados en un área que actualmente se considera un punto de acceso Covid-19, también se pueden realizar auditorías remotas en los sitios de producción, si todos los requisitos se pueden evaluar de forma remota, incluida la evaluación de objetos / procesos.
¿Puedo hacer uso de auditorías remotas si soy un nuevo cliente de TÜV NORD?
Las auditorías remotas se pueden utilizar para todos los grupos de clientes. En el caso de las organizaciones afectadas por el coronavirus, las certificaciones iniciales también pueden contener acciones remotas hasta cierto punto.
Los Cuatro Pasos para una Auditoría Remota
Lista de verificación: ¿Estás listo para una auditoría remota?
- Lugar
Lo recomendable: Sala de conferencias tranquila.
Alternativa: sala de oficina tranquila
- Infraestructura
Conexión de internet estable
Navegadores web habituales: Firefox, Chrome, Internet Explorer
Lo recomendable: conexión por cable de red
Alternativa: conexión a través de WLAN
Computadora de escritorio / portátil / tableta
Cámara para transmisión de video
Lo recomendable: cámara de conferencia (con al menos 2 megapíxeles)
Alternativa: auriculares con micrófono
Todas las personas relevantes para la auditoria deben tener una dirección de correo electrónico. La dirección de correo electrónico es necesaria para invitar a los participantes a asistir a la auditoria remota.
- Software
Lo recomendable: software de videoconferencia
(Cisco WebEx o Microsoft Skype o Google Hangouts)
Si la organización no tiene software de videoconferencia en este momento:
WebEx: bajo costo inicial para la instalación del complemento (sin costos adicionales)
Skype Empresarial: uso posible solo con una cuenta (a un costo)
- Documentación
Lo Recomendable: todos los documentos necesarios estén disponibles en forma digital
Alternativa: posibilidad de escanear o fotografiar documentos
(por medio de la cámara web, por ejemplo, con Windows10: aplicación preinstalada de «cámara»)
Solo es necesario para documentos en papel
Acreditaciones
DAkkS
La responsabilidad de vigilancia de acreditaciones ya existentes ha sido trasladada a la DAkkS GmbH.
ANAB
El Consejo Nacional de Acreditación ANSI-ASQ juega un papel importante para garantizar la seguridad y calidad de los bienes y servicios y en la protección del medio ambiente.