¿Cómo es una auditoría externa para ISO 14001?

Es el momento. Has decidido obtener el certificado ISO 14001 para tu organización. Así que es probable que recientemente has tomado las medidas necesarias para establecer un sistema de gestión ambiental, probarlo con las leyes y regulaciones actuales. Durante el proceso, seguro que te encontrarás con una auditoría externa para ISO 14001.

 

Una auditoría debe proporcionar una respuesta definitiva sobre si realmente estás listo para la certificación. Pero ¿qué puedes esperar exactamente durante una visita de un auditor externo? ¿Y cómo te preparas bien? En este artículo exploraremos una imagen clara de una auditoría para la norma ISO 14001.

 

¿Cómo se prepara para la auditoría ISO 14001?

Se requiere preparación antes de que se realice una auditoría de la norma ISO 14001. Por ejemplo, una investigación previa siempre se lleva a cabo antes de una auditoría externa. A lo largo de esta investigación inicial, un auditor externo gestionado por una Casa Certificadora evalúa si el sistema de gestión ambiental cumple con todos los requisitos y si la organización sabe lo suficiente sobre la legislación ambiental.

Durante un recorrido por la organización, se forma una imagen de la situación actual y se evalúa si la documentación es consistente con la práctica. Al final de la investigación previa, la organización recibe hallazgos del auditor externo. El auditor puede sacar tres conclusiones:

 

Puede sacar tres conclusiones:

1. la compañía está lista
2. la compañía está lista pero tiene no conformidades, o
3. la compañía aún no está lista para la certificación

También proporciona a la empresa puntos de mejora para considerarse para la siguiente auditoría en una siguiente revisión. Por lo tanto, es importante que el sistema de gestión ambiental para el día de la auditoría esté completo. Esto significa que ha probado su sistema mediante auditorías internas y funciona para el día que se lleve a cabo la investigación preliminar.

 

¿Cómo es una auditoría ISO 14001?

Como resultado de la investigación preliminar, comenzarás a trabajar con los puntos de atención que el auditor haya designado. También es importante cumplir con la planificación que se ha elaborado. Muchas empresas comienzan con los puntos para mejorar siguiendo el cronograma para estar bien preparados para la auditoría.

Durante la auditoría, es importante que todos los empleados de los departamentos que entran dentro del alcance, del sistema de gestión ambiental, estén al tanto de la auditoría externa y estén presentes el día correspondiente, para corroborar una imagen completa de una auditoría. 

 

1. Apertura de auditoría

La auditoría externa comienza con una apertura de auditoría. Durante la apertura de la auditoría, el auditor coordina los asuntos esenciales del sistema de gestión ambiental con la organización. Por ejemplo: “¿El alcance y el tamaño de la empresa coinciden con lo que se describe en la documentación?”

2. Recorrido por la empresa.

Después de la apertura de la auditoría, es hora de hacer un recorrido por la empresa. Durante el recorrido, el auditor forma una imagen de la organización: ¿En qué actividades participa la organización y qué regulaciones y aspectos ambientales son aplicables a esto?

 

3. Verificación de documentación

Luego se verifica si la documentación en el sistema de gestión ambiental están en orden. Aquí se podrían preguntarse cosas como: ¿Lo que el auditor ha visto en la práctica corresponde a lo que está escrito? Además de verificar los registros de la organización, el auditor también examina si se están cumpliendo las leyes y regulaciones con respecto a la gestión ambiental de la norma ISO 14001.

 

4. Recorrido por los departamentos relevantes

Después de la verificación de la documentación, es hora nuevamente de un recorrido por la empresa. Esta vez no para obtener una imagen global de la organización, sino para verificar específicamente si los departamentos individuales trabajan de acuerdo con el sistema de gestión ambiental y si cumplen con las leyes y regulaciones. En esta etapa puedes hacerte preguntas como: ¿El departamento aplica la planificación correctamente en la práctica?

 

5. Entrevista con la gerencia

Anteriormente subrayamos la importancia de crear apoyo entre la gerencia. Cuando la administración respalda completamente el sistema de gestión ambiental y reconoce el valor del certificado, el proceso de certificación generalmente es más fluido y exitoso. También vemos que el sistema de gestión ambiental funciona mejor a largo plazo cuando hay un apoyo de la administración. Por lo tanto, durante una auditoría, suele realizarse una conversación con la administración.

Durante esta entrevista, suelen discutirse temas como los planes actuales, para cotejar la visión de dirección. También podría proporcionarse información sobre cómo la administración espera continuar con la política ambiental en el futuro y abordar los riesgos de manera efectiva.

6. Cerrar la auditoría

Durante la conclusión de la auditoría, el auditor externo presenta sus hallazgos. El día de auditoría finaliza con una conclusión final: ¿Cuál es el diagnóstico del auditor externo para la organización? El auditor externo puede sacar tres posibles conclusiones:

• El auditor da una opinión positiva: la organización tiene habilidades de certificación.
• El auditor da una opinión positiva sobre la condición: Se han encontrado no conformidades y para cambiar a la certificación, la organización primero debe implementar una corrección y presentar un plan de acción.
• El auditor da una opinión negativa: La compañía no está lista para la certificación y primero debe comenzar a resolver las no conformidades. Entonces se debe solicitar una nueva auditoría.

¿Qué sucede después de una auditoría ISO 14001?

El auditor externo pasa la conclusión final del día de auditoría al responsable de la toma de decisiones de certificación. El tomador de decisiones de certificación toma en cuenta el consejo del auditor al evaluar todo el proceso.

En promedio, recibirás una respuesta definitiva dentro de 6 a 8 semanas de la realización de la auditoría. Con base en esta respuesta, se define la asignación del certificado ISO 14001. 

Si has pasado con éxito la auditoría y se te asigna el certificado ¡Felicidades! Esto significa que tienes la certificación ISO 14001 para los próximos 3 años ¡Enhorabuena!

Sin embargo, por supuesto es necesario que el sistema de gestión ambiental se aplique y refine correctamente durante estos tres años. Cada año, un auditor externo viene para una auditoría de seguimiento. Durante una auditoría de control, se comprueban los componentes obligatorios y se evalúa si los riesgos se abordan de manera efectiva. 

Se realizarán auditorías de seguimiento, coordinadas por la Casa Certificadora, para continuar con la vigencia (por el plazo acordado) de la certificación de la norma.

Así es como se prepara efectivamente para una auditoría ISO 14001

¿Estás listo para la auditoría de certificación ISO 14001? Contacta a los expertos de TÜV NORD México para coordinar la certificación de la Norma ISO 14001 en tú empresa:

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