Una casa certificadora es un ente privado, acreditado para otorgar certificaciones, siempre y cuando una auditoría externa realizada al Sistema de Gestión de la Calidad de una organización, especifique que el mismo, posee el nivel mínimo indispensable de conformidad con una norma o estándar. En este caso, hablamos de la norma ISO 9001.
El papel que juega en la obtención de la certificación, es el más importante. Entender cómo funciona es bastante simple. Cuando una organización toma la decisión de aplicar para obtener la certificación ISO 9001, una vez que haya implementado su Sistema de Gestión de la Calidad, debe ponerse en contacto con una casa certificadora. La certificación será llevada por los servicios de los auditores, quienes harán una serie de revisiones exhaustivas al Sistema, y reportarán sus hallazgos. Basada en estos hallazgos, el auditor decide si otorga o niega la certificación.
En el caso de que otorguen la certificación, la casa certificadora toma el papel de monitor. Es decir, realiza seguimientos periódicos sobre el uso del SGC de una organización, para asegurarse que sigue estando en conformidad con la norma a través del tiempo.
¿Cómo funciona una casa certificadora?
Básicamente, una vez que decides iniciar el proceso con la casa certificadora que escogiste, ésta se encarga de gestionar las auditorías necesarias sobre tu Sistema de Gestión de la calidad. Basada en los hallazgos compilados por esa auditoría, otorga la certificación o recomienda ajustar el sistema para hacerlo conforme. Luego de otorgada la certificación, la casa certificadora realizará visitas programadas para hacer seguimiento del uso del SGC, para garantizar que sigue estando en conformidad con la norma ISO 9001,y al cabo de 3 años, se podrá renovar la certificación, lo que se conoce como recertificación.
Si solicitas la certificación por primera vez
En tal caso que desees que tu organización se encuentre certificada de acuerdo a la norma ISO 9001. Expuesto de manera sencilla, lo que va a ocurrir es lo siguiente:
- Tu organización solicita a la casa certificadora iniciar el proceso de certificación.
- La casa certificadora gestiona la realización de una auditoría externa al SGC de tu organización.
-
Nuestros auditores ejecutan la auditoría y presentan un informe de hallazgos a la casa certificadora.
- La casa certificadora revisa el informe de hallazgos y determina si el nivel de conformidad es suficiente para acreditar la certificación.
- Se otorga la certificación.
Pero ¿Qué pasa si no cumples con los requisitos impuestos por la norma? ¿Cómo actúa la casa certificadora en estos casos?
En estos casos, es común que cuando los auditores externos encuentran no conformidades, las reportan de inmediato a la organización, dándoles la oportunidad de corregirla para continuar con el proceso de auditoría. Sin embargo, en algunos casos, esto no sucede. Cuando esto es así, sucede lo siguiente:
- Los auditores externos presentan el informe de hallazgos a la casa certificadora.
- Si existen no conformidades, notifican a tu organización cuáles son y les dan la oportunidad de corregirlas.
- Los auditores externos vuelven a revisar las no conformidades y verifican su corrección.
- Una vez corregidos, los auditores vuelven a presentar su informe de hallazgos a la casa certificadora.
- La casa certificadora revisa el informe de hallazgos y determina si el nivel de conformidad es suficiente para merecer la certificación.
- Si el nivel es el mínimo esperado, la casa certificadora otorga la certificación.
Esto no quiere decir que la casa certificadora otorgue la certificación en cada caso, pues en ciertas ocasiones, se presentan ciertas no conformidades que no pueden ser corregidas al vuelo, y que requieren que la organización se plantee cambios drásticos en el diseño de su Sistema de Gestión de la Calidad. Una vez que la organización corrija estas fallas o detalles, comienza todo el proceso desde cero.
Algunas de las no conformidades mayores más frecuentes son:
Solución de problemas
Plan de control
Planes de contingencia
Análisis de métricas
Control de producción
Algunas de las no conformidades menores más frecuentes son:
Planes de contingencia
Plan de control
Trabajo estandarizado
Solución de problemas
Si quieres renovar tu certificación
Una vez que una casa certificadora te certifica en la norma ISO 9001, se realiza que ellos realicen visitas periódicas y gestionen auditorías continuas, para garantizar que el Sistema de Gestión de la Calidad que se encuentra certificado en tu organización, se encuentre en funcionamiento y reciba mantenimiento. Es decir, se aseguran de que la certificación que obtuviste con ellos no se quede almacenada en una gaveta.
La frecuencia de este seguimiento depende del tipo de contrato que tu organización establezca con la casa certificadora, pero lo común es que sean visitas y auditorías anuales por espacio de tres años. Aunque estas auditorías no suelen ser tan exhaustivas como la auditoría externa inicial, suelen ser suficientes para poder determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad está en uso, y si se han aprovechado todas las oportunidades de mejoramiento que pueda recibir. Otra cosa que suelen revisar con respecto al mantenimiento del sistema que abarca los procesos, es la manera como se siguen los procedimientos de toma de acciones correctivas.
Durante este seguimiento, los auditores externos, gestionados por la casa certificadora, te ayudarán por medio de la certificación a cómo mejorar o corregir algún elemento de tu Sistema de Gestión de la Calidad. Igual que como lo hacen durante la auditoría externa inicial, presentan su informe de hallazgos a la casa certificadora. De esta manera, la casa certificadora estará siempre al día, y pasado el lapso correspondiente, podrá tomar una decisión acerca de la renovación de la certificación en menor tiempo.
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